Oturma Planı Nedir, Nasıl Hazırlanır?
Düğün hazırlıklarında sona geldiniz fakat oturma planı hazırlamakta zorlanıyorsunuz. Gelin adım adım yapmanız gerekenlere birlikte göz atalım.
Düğünler, sizin mutlu gününüzün kutlaması olsa da eski dostların, uzun zamandır görüşemeyen akrabaların da buluşup görüşme fırsatı buldukları sosyal bir ortamdır. Bu nedenle düğün oturma planı, düğününüzün düzenini ve atmosferini büyük ölçüde etkileyebilir. Misafirlerinizin rahat etmelerini ve keyif almalarını sağlamak için dikkatli bir şekilde düşünerek planlarken, bazı önemli faktörleri de göz önünde bulundurmalısınız.
Davetli Listenizi Hazırlayın
Davetli listeniz oturma planınızın temelini oluşturacaktır. Düğününüzü yapacağınız mekanın kapasitesini ve bütçenizi dikkate alarak toplam davetli sayınızı belirleyin. Bu doğrultularda aileleriniz ile bir araya gelerek fikirlerini alın ve birlikte misafir listenizi oluşturun.
Katılımcı sayısında son dakika sürprizleri yaşamamak için oturma düzeninizi oluşturmadan en az 20 gün önce misafirlerinizi arayarak gelip gelmeyecekleri konusunda bilgi alabilirsiniz. Fakat düğün öncesi yoğunluğunuz göz önüne alındığında LCV (Lütfen Cevap Verin) hizmeti veren bir kuruluş ile de anlaşabilirsiniz. Profesyonel bir LCV firması ile çalışmanız kesin katılacak davetli sayınızı belirlemekte sizi hem iş yükünden hem de ekstra masraflardan kurtaracaktır.
Katılacak Davetlilerinizin Kesin Sayısını Belirleyin
Özellikle yemekli düğünlerde kişi sayısının doğru olarak belirlenmesi oldukça önemlidir. Bu tür düğünlerde mekan ve organizasyon firmasıyla kişi sayısı üzerinden anlaşma yapıldığı için hem bütçenizi ayarlamanızda hem de mekan kapasitesine göre masaların sayısının ve yerlerinin belirlenmesinde oldukça önemli rol oynar.
Davetlilerin katılım durumlarını kendiniz arayarak öğrenebileceğiniz gibi, işinde profesyonel bir LCV firmasından destek de alabilirsiniz. LCV firması sizin belirlediğiniz tarihe kadar davetinize kimlerin, kaç kişi katılacağını belirleyerek size raporlar ve kesin davetli sayınızı belirlemenizi sağlar.
Masa Sayısını Belirleyin
Katılacak davetli sayısını netleştirdikten sonra mekan ya da organizasyon firması ile iletişime geçerek masaların kaç kişilik olduğunu öğrenmeniz gerekir. Çünkü her masa aynı büyüklükte olmayabilir. Bazı düğün mekanları aile ve protokolün yer alacağı önlerdeki masaları daha büyük seçebilmektedir. Masaların kaçar kişilik olduğunu bilmek, toplam davetli sayısı göz önüne alındığında; kaç masa kullanılması gerektiği konusunda size bilgi verecektir.
Davetlilerinizi Kategorilere Ayırın
Toplam davetli sayınız ve masalardaki konuk sayısına göre oturma planınızı hazırlayın. Bu planı yaparken davetli gruplarınızı göz önünde bulundurmakta fayda olacaktır. Öncelikle aile büyüklerinizi ve özel misafirlerinizi en iyi masalara yerleştirmeye özen gösterin. Diğer misafirlerinizin oturma planını ise misafirlerinizin yaş grupları, tanışıklıkları ya da çocuklarına göre yapabilirsiniz. Masalarda, tüm aile üyelerinin bir arada oturabilmesi gerekir. Aynı şekilde arkadaşlarınızın da bir arada oturabileceği masalar düzenleyebilirsiniz.
Davetlilerinizi Masalara Yerleştirin
Akrabalık, arkadaşlık ya da ortak özelliklerine göre ayırdığınız misafirlerinizi masalara yerleştirmeye başlayın. Yakın ilişkileri olan davetlilerinizi aynı masaya yerleştiremeseniz de yakın masalara yerleştirebilirsiniz. Örneğin anne-babanızın akrabaları için belirli sayıda masa ayırırarak bu masaların birbirine yakın olmasını, arkadaşlarınızın masalarını da yakın olacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Masalardaki kişi sayılarını belirlerken masaların çok sıkışık ya da çok az kişilik olmamasına dikkat ederek, konuklarınızı homojen bir şekilde dağıtmaya özen gösterin.
Masaları İsimlendirin
Oturma düzenini planladıktan sonra masaları isimlendirebilir ya da numaralandırabilirsiniz. Gelen konuklarınızı karşılayıp masalarını gösterebilecek bir görevli yardımcı olabileceği gibi bir pano yaparak da misafirlerinizin masa bilgisine ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
Bazı misafirlerin son dakikada gelebileceğini veya planlarını değiştirebileceğini unutmayın. Bu nedenle oturma planınızı son dakika değişikliklere uygun esnek bir şekilde düzenleyin.
Organizasyon Firması İle İletişime Geçin
Düğününüzden en az bir hafta önce çalıştığınız organizasyon firması ya da düğününüzün yapılacağı mekan ile iletişime geçin. Kaç davetlinin katılacağını, kaç masaya yerleştireceğinizi ve varsa yedek kaç kişilik yere ihtiyacınız olacağı bilgisini paylaşın. Masaların yerleşiminin nasıl planlandığı hakkında bilgi alın ve varsa fikirlerinizi paylaşın.
Düzgün hazırlanmış bir oturma planı, kargaşayı önleyeceği gibi davetlilerinizin kendilerini daha rahat ve mutlu hissetmelerini de sağlayacaktır. Kargaşadan uzak ve mutlu davetliler düğününüzün atmosferini unutulmaz kılacaktır.